Fiskalisierung von Kassensystemen: Kassensicherungsverordnung 2020

Informationen zur Kassensicherungsverordung

Zum 1. Januar 2020 sind neue Vorschriften für elektronische Kassensysteme in Kraft getreten: Mit der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, kurz: Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wollen die Finanzbehörden nachträgliche Manipulation von elektronischen Aufzeichnungen im Einzelhandel erschweren.

Der Hintergrund: In bargeldintensiven Bereichen wie dem Einzelhandel werden immer wieder Betrugsfälle bekannt, in denen mittels manipulierter Kassensoftware die Umsätze verringert und so Steuern vermieden werden. Dadurch entgehen den deutschen Steuerbehörden jährlich Umsatzsteuereinnahmen in Milliardenhöhe.

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Inhalt

  1. Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
  2. Fristen der Kassensicherungsverordnung
  3. Fiskalisierte Kassensysteme: Deutschland ist spät dran
  4. GoBD und Kassensicherungsverordnung: Was ist der Unterschied?
  5. Technische Sicherungseinrichtung (TSE)
  6. TSE: Hardware vs. Cloud-Lösung
  7. Neue Belegausgabepflicht
  8. Was müssen Händler jetzt tun?
  9. Fiskalisierung von Kassensystemen: weiterführende Informationen

Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?

Die Kassensicherungsverordnung ist das neueste Glied in einer Kette von Vorgaben und Gesetzen, die die Fiskalisierung von Kassensystemen betreffen, wie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, 2014) und die Kassennachschau (2018). Die Kassensicherungsverordnung wurde am 26. September 2017 im Bundesgesetzblatt verabschiedet und trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Sie konkretisiert den § 146a der Abgabenordnung (AO) und bestimmt die technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme. Die Kassensicherungsverordnung schreibt im Detail fest:

  • welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung betroffen sind,
  • wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat,
  • wie diese Speicherung der Grundaufzeichnungen zu erfolgen hat,
  • die Anforderung an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
  • die Anforderungen an die technische Sicherungseinrichtung (TSE),
  • die Anforderungen an den auszustellenden Beleg,
  • den Rahmen der Zertifizierung.

Fristen der Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung gilt seit dem 1. Januar 2020 für sämtliche elektronische Kassen in Deutschland. Am 25.09.2019 haben die Bund- und Länderfinanzverwaltungen eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen, da es zu diesem Zeitpunkt noch keine zertifizierte technische Sicherungseinrichtung (TSE) auf dem Markt gab. Es gilt allerdings nur eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung: Unternehmen müssen während dieser Übergangsfrist glaubhaft nachweisen können, dass sie bereits daran arbeiten, ihre Kassensysteme aufzurüsten bzw. auszutauschen. Seit dem 01.01.2020 dürfen nämlich bereits Prüfungen stattfinden.

Allerdings brachten die Corona-Krise und die Senkung der Mehrwertsteuer zusätzliche Belastungen für den Handel, sodass alle Bundesländer mit Ausnahme von Bremen die Übergangsfrist bis zum 31.03.2021 verlängert haben. Je nach Bundesland gelten dafür verschiedene Auflagen, u. a. dass der Einbau einer TSE bis spätestens zum 31.08.2020 bzw. 30.09.2020 verbindlich in Auftrag gegeben sein muss.

Neu angeschaffte Kassensysteme müssen ab dem 01.01.2020 beim Finanzamt gemeldet werden. Wurde das System vor dem 01.01.2019 erworben, gilt eine Frist bis zum 31.01.2020. Nicht aufrüstbare Kassen sind voraussichtlich bis zum Dezember 2022 nutzbar. Sie dürfen allerdings nur in Betrieb bleiben, wenn sie die Bedingungen erfüllen, die das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 26.11.2010 im Sinne der GoBD festgelegt hat.

Fiskalisierte Kassensysteme: Deutschland ist spät dran

In vielen anderen europäischen Ländern gibt es fiskalisierte Kassensysteme bereits seit vielen Jahren. Die gewählten Lösungsansätze sind zwar unterschiedlich, das Ziel ist allerdings stets, die erzeugten Belege manipulationssicher zu speichern und im Prüfungsfall den Behörden zur Verfügung zu stellen. Das kann zum Beispiel über einen im Kassendrucker eingebauten Fiskalspeicher erfolgen, der alle ausgedruckten Belege speichert, wie es etwa in Polen und Italien der Fall ist. Modernere Systeme übertragen die Bondaten online direkt an die Behörden, so zum Beispiel in Kroatien.

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GoBD und Kassensicherungsverordnung: Was ist der Unterschied?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums, die festschreibt, welche Prinzipien Händler bei der Buchführung berücksichtigen müssen. Dabei muss stets gewährleistet sein, dass die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar bleibt. Die GoBD nennen dazu auch Hard- und Softwaremöglichkeiten, die eine Manipulation an Kassensystemen verhindern sollen, jedoch konkretisieren sie diesen Punkt nicht weiter. Das hat nun die Kassensicherungsverordnung übernommen: Sie schreibt die Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) vor, definiert deren drei Bestandteile und führt ein standardisiertes Exportformat für die digitalen Daten der Kassensysteme ein, das die Prüfung durch die Finanzbehörden erheblich erleichtert.

Technische Sicherungseinrichtung (TSE)

Spätestens ab September 2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE besteht aus drei Teilen:

  1. Einem Sicherheitsmodul, das ab Beginn der Eingabe einsetzt und alle Aufzeichnungen protokolliert, sodass sie später nicht mehr verändert werden können.
  2. Einem Speichermedium, das die Daten sicher für die Dauer der gesetzlichen Speicherfrist aufbewahrt. Diese beträgt aktuell 10 Jahre.
  3. Einer Sicherheitseinrichtung, die eine vereinheitlichte digitale Schnittstelle zu Prüfungszwecken der Datenübergabe beinhaltet.

Die TSE muss durchgehend mit der Registrierkasse in Verbindung stehen. Ein Ausfall muss umgehend an das Finanzamt gemeldet werden.

TSE: Hardware vs. Cloud-Lösung

Sowohl ein Hardware-Modul, zum Beispiel in Form einer microSD-Karte, als auch eine cloudbasierte TSE-Lösung sind dem Gesetzgeber nach zulässig. Für welche Lösung sich ein Einzelhändler entscheiden sollte, hängt von mehreren Faktoren ab.

Der Vorteil einer Cloud-Lösung liegt zum Beispiel darin, dass sie die Eingaben im Kassensystem ortsunabhängig aufzeichnet und elektronisch signiert. Eine solche TSE ist also besonders gut für Händler geeignet, die zahlreiche Kassen oder Filialen betreiben und diese zentral und online verwalten. Die Umrüstung jeder einzelnen Kassen entfällt damit, jedoch muss jede Kasse ans Internet angebunden sein, denn sie muss sich über einen speziellen TSE-Webservice anmelden. Das reduziert den Aufwand und die Kosten der Implementierung deutlich.

Die TSE als Hardware-Modul ist optimal für Händler, die keine internetfähigen Kassen nutzen. Die Belegsignatur läuft, anders als in der Cloud, unabhängig von der Internetverbindung. Das Modul kann als microSD-Karte und über Adapter auch als SD-Karte oder USB-Stick genutzt werden.

Neue Belegausgabepflicht

Zusätzlich zur TSE sollen durch Einführung der neuen Belegausgabepflicht Manipulationen an Kassen verhindert werden. § 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme für jeden Geschäftsvorfall einen Bon erstellen müssen. Auf dem Beleg müssen nun folgende Informationen stehen:

  • Name inklusive Rechtsform und Anschrift des Unternehmens
  • Datum der Belegausstellung und Uhrzeit der Leistungserbringung (Beginn und Ende der Transaktion)
  • Art und Menge der erworbenen Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang sonstiger Leistungen
  • Transaktionsnummer
  • Steuersatz, Summen der Entgelte sowie der darin enthaltene Steuerbetrag beziehungsweise der Hinweis im Falle einer Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

In der Praxis bedeutet das, dass jeder Beleg nun länger wird. Sämtliche Angaben auf dem Bon müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Der Beleg kann dabei entweder in Papierform ausgestellt werden oder auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat, etwa per Mail als JPG oder PDF, übermittelt werden. Eine Übermittlung per Mail bedeutet allerdings, dass das Unternehmen die Mailadresse und das Einverständnis des Kunden braucht.

Hinweis zu Ausnahmen: Das Finanzamt kann aus Zumutbarkeitsgründen Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien. So können etwa Unternehmen, die an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen Ware verkaufen, einen entsprechenden Antrag auf Befreiung stellen. Diese Befreiung ist Ermessenssache des zuständigen Finanzamtes und kann jederzeit widerrufen werden.

Elektronischer Bon auf dem Smartphone

Eine umweltfreundliche und komfortable Alternative zu Papierbons bietet die BuyBye Self-Checkout-App von ROQQIO. Damit scannen Kunden ihre Produkte selbst, bezahlen per Smartphone und der Bon wird direkt digital gespeichert.

Die Self-Checkout-App reduziert nicht nur tonnenweise Thermopapier und Kosten für die Unternehmen, sondern vermeidet auch lange Warteschlangen an den Kassen.

 

Was müssen Händler jetzt tun?

Bis zum 30.09.2020 muss jeder Händler, der ein elektronisches Kassensystem verwendet, die Implementierung einer TSE verbindlich in Auftrag geben. Das Finanzamt kann einen entsprechenden Nachweis fordern.

Für die ROQQIO Kassensysteme steht ein Update bereit, das die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung umgesetzt hat. Zudem unterstützen wir die TSE als Cloud-Lösung und als Hardware-Modul. Bedenken Sie, dass die Implementierung der TSE und das Software-Update Zeit in Anspruch nehmen und planen Sie dafür genug Vorlauf bis zum Ablauf der Übergangsfrist im März 2021 ein. Der Countdown läuft!

Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an!

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Für Kassensysteme, die zwischen November 2010 und dem 31. Dezember 2019 angeschafft wurden und nicht nachgerüstet werden können, greift die Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2022.

 

Fiskalisierung von Kassensystemen: weiterführende Informationen

Vorgaben/Richtlinien zu den GoBD

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